Jusqu’au 19ème siècle, le secrétaire était un homme. Les choses changent lorsqu’arrive massivement sur le marché à la fin des années 1870 la machine à écrire. Son fonctionnement et sa production doivent beaucoup à la machine à coudre et son clavier n’est pas sans rappeler celui du piano. On juge donc qu’il faut toute la délicatesse et la dextérité d’une femme pour en tirer le meilleur parti ! Les jeunes filles des classes moyennes furent les premières à être embauchées comme dactylographes, puis les formations professionnelles s’ouvrirent plus largement pour répondre à la demande liée au développement de l’économie.
Même si les tâches et la terminologie ont évolué au fil du temps, ce que nous allons voir, est-il besoin de préciser que les femmes étaient omniprésentes dans ce secteur professionnel et le sont toujours aujourd’hui ? C’est pour cette raison que le féminin est employé dans ce texte.
La secrétaire était donc au départ principalement chargée du courrier de son patron. On parlait alors de secrétaire sténodactylo. Elle écrivait sur son bloc-notes en sténographie, un « langage » fort ancien et aujourd’hui quasiment disparu, les notes et les lettres qui lui étaient dictées. Puis ses doigts pianotaient à toute vitesse sur le clavier de la machine à écrire sans même le regarder ! Cette virtuose répondait aussi au téléphone, filtrait les appels, gérait l’agenda, classait les documents, veillait au stock de fournitures. Son bureau jouxtait celui de son patron et dans cette antichambre patientaient tous ceux qui attendaient leur rendez-vous. Efficace et discrète, elle était un pivot essentiel dans l’organisation de l’entreprise et nombreux étaient les cadres qui gardaient à leur côté durant toute leur carrière cette collaboratrice indispensable.
Dans les années 1980, apparaît la bureautique. Les cadres disposent d’un ordinateur et se mettent à écrire eux-mêmes leur courrier et gèrent leur messagerie. Le poste de secrétaire évolue. On parle d’assistante de direction, terme davantage représentatif de ses nouvelles missions. L’assistante n’est plus systématiquement rattachée à un cadre, elle peut travailler pour tout un service, avec des spécificités commerciales ou juridiques. Formée au traitement de texte, aux tableurs, à la gestion de fichiers, elle assure tout un ensemble de tâches toujours aussi indispensables : accueil téléphonique et filtrage des appels, prise de messages, gestion des agendas et du courrier, organisation de réunions et des déplacements, envoi de mailings, classement…
Polyvalente, hyper-organisée, dotée d’un bon sens du relationnel, l’assistante, à qui l’on demande de plus en plus de parler au moins l’anglais, fait preuve d’adaptabilité, de discrétion et sait se rendre indispensable.
Depuis quelques années, un nouveau « métier » est apparu dans ce paysage. Celui d’Office manager. Derrière ce terme venu tout droit des pays anglo-saxons se cache une fonction transverse, directement rattachée à la direction générale, qui intervient en support de toutes les équipes et organise les événements internes et externes utiles à l’entreprise.
L’Office manager assure toujours des fonctions de gestion administrative : courrier, agendas, organisation des déplacements, des réunions sur place ou à distance en utilisant les outils de visio-conférence les plus adaptés, commande de fournitures, rédaction de notes… mais à cela s’ajoutent des tâches de gestion de budget, de reporting et de liaison avec les services comptables.
L’Office Manager doit exceller à l’écrit et à l’oral, maîtriser parfaitement les logiciels, parler au moins l’anglais, faire preuve d’autonomie, de curiosité intellectuelle, de rigueur et d’aisance relationnelle. Des formations spécifiques voient le jour mais ces fonctions sont largement ouvertes aux profils universitaires ou commerciaux.
Il est permis de penser que la fonction d’Office Manager, à laquelle n’est pas attaché l’imaginaire collectif lié aux métiers du secrétariat, va intéresser beaucoup plus les jeunes diplômés.
Gardons bien à l’esprit que le secteur très large de l’assistanat de direction est ouvert à tous les talents.
Quoi qu’il en soit, ce rapide panorama de l’évolution d’un métier montre bien que le soutien administratif est au cœur du métier. La distinction des mêmes qualités essentielles : rigueur, discrétion, polyvalence, adaptabilité perdure également. Derrière tout cela pointe l’humain, la rencontre entre une entreprise et une personne qui travailleront efficacement ensemble, en partageant valeurs et objectifs.
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